Sechs Tipps für die perfekte Videokonferenzlösung

Im letzten Blogbeitrag haben wir Ihnen einen Lösungsansatz vorgestellt, wie Homeoffice langfristig für alle ein Erfolg werden kann. Dabei stand die Ausstattung des Sitzungszimmers mit einem interaktiven Display und einer Kollaborationssoftware im Fokus. Das Vorhandensein der technischen Ausrüstung an der Arbeitsstätte und im Homeoffice machen die Zusammenarbeit über die Distanz erst möglich, doch bis zur perfekten Videokonferenz müssen noch einige zusätzliche Faktoren berücksichtigt werden. Im nachfolgenden Beitrag geben wir Ihnen sechs Tipps für die perfekte Videokonferenzlösung.

Tipp 1: Die Kamera

Die Preisspanne von modernen Kameras reicht von wenigen Hundert bis zu mehreren Tausend Franken. Je nach Grösse des Raums und der Häufigkeit der Nutzung kann es sich lohnen etwas mehr in die Videokamera zu investieren. Für kleinere Sitzungszimmer und gelegentliche Videokonferenzen reicht im Normalfall eine Basisausstattung. Es gilt stets zu beachten, dass eine hochauflösende Kamera nicht automatisch zu einem besseren Bild führen muss. Das Gegenüber muss zum einen über eine entsprechend gute Internetverbindung verfügen und zum anderen ein hochauflösendes Wiedergabegerät besitzen.

Tipp 2: Die Position der Kamera

Damit die Videokonferenz nicht künstlich wirkt, sollte die Kamera nahe am Display und auf Augenhöhe montiert werden. Je weiter weg der Sprecher von der Kamera sitzt, desto besser gelingt ein natürlicher Blickkontakt mit den Gesprächspartnern. Moderne Kameras ermöglichen die Speicherung von verschiedenen Zoom- und Positionseinstellungen. Dank diesem Feature kann während der Konferenz per Knopfdruck eine Rednerin nach der anderen in den Fokus gerückt werden.

Tipp 3: Die Beleuchtung

Die Qualität des Bildes wird nebst der Internetverbindung auch durch die Beleuchtung im Raum massgeblich beeinflusst. Gegenlicht und eine direkte Sonneneistrahlung führen zu hellen Flecken im Bild, während die anderen Bereiche sehr dunkel dargestellt werden. Auch reflektierende Gegenstände oder seitlich einfallendes Licht gilt es zu vermeiden. Am einfachsten kann die Situation mit der Position der Kamera oder auch mit Vorhängen optimiert werden. Vorhänge haben zu dem noch einen positiven Effekt auf die Raumakustik. Ein Konferenzraum sollte möglichst gleichmässig und mit einer eher warmen Lichttemperatur beleuchtet sein – etwa 500 bis 600 Lux sind optimal. Dadurch stellen Sie sicher, dass das Bild nicht beeinträchtigt wird und alle Teilnehmer stets gut sichtbar sind.

Tipp 4: Der Ton

Deutlich wichtiger als ein gutes Bild ist der Ton. Eine ruhige Umgebung lässt sich meist arrangieren, oft scheitert es jedoch an der technischen Ausrüstung. Für zu Hause empfiehlt sich ein Headset oder die Kopfhörer des Mobiltelefons. Dadurch lässt sich ein Grossteil der Störgeräusche reduzieren und die Lautstärke beliebig anpassen.

Etwas schwieriger ist es im Sitzungszimmer; Die meisten Displays verfügen über integrierte Lautsprecher. Oft sind diese aber nicht optimal platziert oder zu leise. Hier empfiehlt sich der Kauf einer Soundbar mit welcher der Ton direkt Richtung Publikum gerichtet werden kann. Mit einer guten Soundanlage lässt sich ein schlechter Ton wenigstens etwas ausbessern.

Gerade in grösseren Räumen ist es wichtig, dass die Teilnehmer deutlich sprechen und dies in möglichst guter Qualität aufgenommen wird. Für kleinere Sitzungszimmer reicht dafür das integrierte Mikrofon der Videokonferenzkamera. Sollte dies nicht ausreichend sein oder die Teilnehmenden zu weit weg von der Kamera sitzen, lohnt sich die Anschaffung eines Tischmikrofons mit integriertem Lautsprecher. Dieses kann kabellos via Bluetooth mit dem Display verbunden werden und ist schnell einsatzbereit.

Der Vorteil von professionellen Mikrofonen ist, dass sie Echo- und Hintergrundgeräusche bereits erheblich unterdrücken und so zur Verbesserung der Soundqualität beitragen. Bei längeren Sprechpausen wird empfohlen das Mikrofon zu deaktivieren. Dies verhindert ein störendes Rauschen oder die Verfälschung des Klangs.

Tipp 5: Die Akustik

Damit sich die Teilnehmenden auf die Besprechung konzentrieren können ist eine ruhige Umgebung unverzichtbar. Achten Sie deshalb während der Konferenz darauf, dass Sie nicht unnötig von aussen gestört werden. Eine schlechte Raumakustik ist bereits bei normalen Meetings störend, bei Videokonferenzen verstärkt sich der negative Effekt aber zusätzlich. Achten Sie deshalb auf eine angenehme Raumakustik. Diese lässt sich mit verschiedenen, schallabsorbierenden Elementen verbessern. Diese akustischen Elemente vermindern das Echo im Raum und absorbieren Geräusche. Dazu gehören zum Beispiel Vorhänge, Teppichböden, akustische Pinnwände und Akustikplatten für die Decke. Nebst der verbesserten Raumakustik führt ein modern eingerichtetes Sitzungszimmer beim Gegenüber zudem zu einem professionellen Gesamteindruck.

Tipp 6: Die technische Ausstattung

Zur Visualisierung von Ideen, Dokumenten und Objekten während des Meetings eignen sich insbesondere interaktive Displays und Dokumentenkameras. Eine Einbindung dieser Geräte in die Videokonferenzlösung ermöglicht es deren Inhalte in Echtzeit mit den Gesprächspartnern zu teilen.

Bei der Auswahl eines geeigneten Videokonferenzsystems sollten Sie besonderen Wert auf eine einfache und intuitive Bedienbarkeit legen. Funktionen wie eine Ad-hoc-Konferenzschaltung oder ein automatisiertes Unternehmens- und Anwenderverzeichnis erleichtern die tägliche Arbeit mit dem System.