Six conseils pour une vidéoconférence parfaite

Dans le dernier article de notre blog, nous avons présenté différentes solutions afin que le télétravail soit un succès à long terme pour tout le monde. L'accent a été mis sur l'équipement de la salle de réunion avec un écran interactif et un logiciel de collaboration. La présence d'équipements techniques sur le lieu de travail et dès lors également à domicile rend possible la collaboration à distance, mais un certain nombre de facteurs supplémentaires doivent être pris en compte avant de pouvoir organiser une vidéoconférence parfaite. Dans l'article suivant, nous vous donnons six conseils pour une vidéoconférence parfaite.

Conseil n°1: la caméra

La gamme de prix des caméras modernes s'étend de quelques centaines à plusieurs milliers de francs. Selon la taille de la pièce et la fréquence d'utilisation, il peut être intéressant d'investir un peu plus dans une caméra vidéo de meilleure qualité. Pour les petites salles de réunion et les vidéoconférences occasionnelles, un équipement de base est généralement suffisant. Il est toujours important de se rappeler qu'une caméra haute résolution ne conduit pas automatiquement à une meilleure image. D'une part, la personne d'en face doit disposer d'une bonne connexion Internet et, d'autre part, d'un appareil de lecture à haute résolution.

Conseil n°2: la position de la caméra

Pour avoir une vidéoconférence des plus agréables possibles, la caméra doit être montée près de l'écran et à hauteur des yeux. Plus l'orateur s'éloigne de la caméra, plus le contact visuel avec les interlocuteurs est naturel. Les caméras modernes permettent de stocker divers réglages de zoom et de position. Grâce à cette fonction, il suffit d'appuyer sur un bouton pour mettre en lumière un orateur après l'autre pendant la conférence.

Conseil n°3: l'éclairage

La qualité de l'image est influencée non seulement par la connexion Internet, mais aussi par l'éclairage de la pièce. Le contre-jour et la lumière directe du soleil entraînent des points lumineux sur l'image, tandis que les autres zones ressortent très sombres. Les objets réfléchissants ou la lumière entrant par le côté doivent également être évités. La façon la plus simple d'optimiser l'éclairage est d'ajuster la position de la caméra ou d'utiliser des rideaux. Les rideaux ont également un effet positif sur l'acoustique de la salle. Une salle de conférence doit être éclairée de manière aussi uniforme que possible et avec une température de lumière assez chaude - environ 500 à 600 lux est optimale. Cela garantit que l'image n'est pas affectée et que tous les participants sont toujours clairement visibles.

Conseil n° 4 : le son

Le son est bien plus important qu'une bonne image. Un environnement calme peut généralement être aménagé, mais souvent il échoue en raison de l'équipement technique. À la maison, il est recommandé d'utiliser un casque ou les écouteurs du téléphone portable. Cela permet de réduire une grande partie du bruit et de régler le volume selon les besoins.

C'est un peu plus difficile dans une salle de conférence; la plupart des écrans ont des haut-parleurs intégrés. Cependant, ces derniers ne sont souvent pas placés de manière optimale ou ne sont pas de bonne qualité. Dans ce cas, il est recommandé d'acheter une barre de son avec laquelle le son peut être dirigé directement vers le public. Avec un bon système de sonorisation, un mauvais son peut au moins être un peu corrigé.

Il est important, surtout dans les grandes salles, que les participants s'expriment clairement et que cela soit enregistré avec la meilleure qualité possible. Pour les petites salles de réunion, le microphone intégré de la caméra de vidéoconférence suffit. Si cela ne suffit pas ou si les participants sont assis trop loin de la caméra, il vaut la peine d'acheter un microphone de table avec haut-parleur intégré. Celui-ci peut être connecté sans fil à l'écran via Bluetooth et est rapidement prêt à l'emploi.

L'avantage des microphones professionnels est qu'ils suppriment déjà de manière significative l'écho et le bruit de fond, ce qui contribue à améliorer la qualité du son. Il est recommandé de désactiver le microphone pendant les pauses prolongées. Cela permet d'éviter des nuisances sonores ou la distorsion du son.

Conseil n°5 : L'acoustique

Un environnement calme est essentiel pour que les participants puissent se concentrer sur la réunion. Pendant la conférence, veillez donc à ne pas être inutilement dérangé par l'extérieur. Une mauvaise acoustique des salles est déjà gênante lors de réunions normales, mais l'effet négatif est encore plus marqué lors des vidéoconférences. Veillez donc à ce que l'acoustique de la salle soit agréable. Il est possible de l'améliorer grâce à divers éléments d'absorption acoustique. Ces éléments acoustiques réduisent l'écho dans la pièce et absorbent le bruit. Cela comprend, par exemple, les rideaux, les moquettes, les panneaux acoustiques pour les murs et pour le plafond. En plus de l'acoustique améliorée, une salle de conférence au mobilier moderne crée également une impression générale professionnelle pour la personne en face.

Conseil n°6 : L'équipement technique

Les écrans interactifs et les caméras documentaires sont particulièrement adaptés à la visualisation d'idées, de documents et d'objets pendant les réunions. L'intégration de ces dispositifs aux vidéoconférences permet de partager leur contenu avec les interlocuteurs en temps réel.

Lors du choix d'un système de vidéoconférence adapté, vous devez veiller à ce que son utilisation soit simple et intuitive. Des fonctions telles qu'une conférence téléphonique ad hoc ou un annuaire automatisé des entreprises et des utilisateurs facilitent le travail quotidien avec le système.